PROIECTE DE DEZVOLTARE A EFICIENȚEI și LEAN
Dezvoltarea eficienței organizației poate fi considerat profilul principal al Archamonde Group.
Eficiența în toate cazurile se descrie ca raportul utilizării resursei unitare utile.
Totuși este important de înțeles că, aici nu este vorba despre influențarea prețului resursei (eficiența cost-beneficiu), considerăm ca eficiență universală, controlul non-financiar al resurselor. Azi, concepția cea mai cunoscută de control al resurselor este LEAN (să ne amintim că însuși cuvântul LEAN înseamnă subțire; în sens figurat: utilizarea „subțire” a resurselor). Sistemul de control al eficienței măsoară pierderile în unitatea de măsură universală a timpului pierdut (Muda) și caută întotdeauna lipsa (perfectul, îmbunătățirea). Suprafața și direcția lui de atac este LEAD time, care cuprinde toate tipurile de pierderi, și reducerea acestuia. Daca acesta se reduce, se reduce utilizarea tuturor resurselor – zice LEAN.
Sistemul (de eficiență) LEAN
Esența sistemelor de management pe bază de LEAN este să sporim capacitatea organizațiilor de a crea valori cu ajutorul metodei dezvoltării continue, și cu aceasta să diminuăm timpul necesar întregului proces de creație de valori, prin descoperirea și eliminarea sistematică a pierderilor care nu produc nicio valoare adăugată. În zilele noastre sistemele LEAN se utilizează în cele mai diferite domenii, cum ar fi, bănci, societăți de asigurări, sau chiar instituții de sănătate. LEAN poate fi un avantaj competitiv serios pentru organizație, fiindcă, prin creșterea flexibilității organizației și a capacității de schimbare, dezvoltă o cultură de continuă descoperire a pierderilor și de rezolvare a problemelor.
LEAN = MANAGEMENT DE SCHIMBARE
Introducerea LEAN-ului nu este altceva decât un program de management de schimbare, care poate dura ani sau chiar decenii. Sunt foarte multe organizații care au procedat în introducerea LEAN-ului, dar care nu au fost capabili de a pășii mai departe de utilizarea superficială, tehnică a unor elemente LEAN. Există sisteme LEAN în diferite întreprinderi – în special în cele de producție – care utilizează din punct de vedere tehnic, aproape toată gama de instrumente LEAN, fără a obține rezultatele așteptate.
DE CE SUNT MULTE INTRODUCERI NEREUȘITE DE LEAN? – sau PROBLEMATICA SISTEMELOR DEZUMANIZATE
Ce poate fi problema deci, care duce adesea la eșec introducerile LEAN? CE POATE CAUZA CA ÎN POFIDA CELEI MAI SERIOASE INTRODUCERI ȘI UTILIZĂRI TEHNICE IMPECABILE , PIERDERILE NU SE REDUC CONFORM AȘTEPTĂRILOR, REZULTATELE SUNT DEPARTE DE CELE AȘTEPTATE?
Răspunsul la întrebare se ascunde în problematica sistemelor LEAN DEZUMANIZATE, ceea ce înseamnă, că în majoritatea organizațiilor introducerea LEAN-ului – și în acest mod managementul de schimbare – este tratat ca o problemă pur tehnică/de inginerie, și nu ia în considerare natura umană a unei schimbări operaționale atât de radicale. În acest caz se uită tocmai adevărul cel mai important: succesul schimbării întotdeauna depinde de factorul uman.
RĂSPUNSUL: Introducerea sistemului de mangement LEAN umanizat:
Introducerea și utilizarea eficientă a sistemelor umanizate de management – așa și a celor LEAN – este o problemă tactică în 80% și tehnică în 20%. Aceasta înseamnă că SISTEMUL trebuie conceput în capul persoanelor care îl gestionează, trebuie câștigat cooperarea acestora, este necesar instruirea lor privind utilizarea elementelor sistemului, motivarea lor pentru atingerea scopurilor de lungă durată, este necesar developarea metodelor de utilizare a sistemului și de măsurare a atingerii obiectivelor, și în totalitate e necesar construirea unui mediu uman, în care fiecare participant înțelege exact vantajele utilizării sistemului. În acest fel, elementul cel mai important al sistemului LEAN este omul.
Matricea LEAN Archamonde:
Implementarea LEAN Archamonde, poate include, conform cererii clientului, oricare element din matrice. Suntem capabili de a ne conecta în oricare fază a procesului implementării trifazate, adică în elaborarea elementelor sistemului LEAN, în introducerea lor, cât și în implementarea în profunzime a utilizării lui eficiente. Baza LEAN-ului este controlul total al fluxului de valori – în cazul în care avem posibilitatea de a participa și în primele faze de dezvoltare și de introducere, Archamonde combină elementele sistemului LEAN, cu rolul cuprinzător de urmărire al sistemului de management. În acest fel formăm elementele de auditare ale procesului și al utilizării sistemului, și măsurăm prin aceasta utilitatea sistemului și a proceselor.
ABORDARE ÎN TREI FAZE:
Se poate observa că, o mare provocare al LEAN-ului umanizat este faptul că, e capabil, chiar și în sistemele contradictorii, să formeze soluții optime de tipul „Trade-off”, adică care element din sistemul transport – calitate – cheltuieli (transport – calitate – eficiență) trebuie și merită să fie optimizat. Deaorece restricțiile de calitate pot provoca scăderea eficienței, punctualitatea transportului ridică „glasul” clientului, ca principiul cel mai important deasupra celorlalți doi, etc.
De ce nu e de ajuns un inginer sau echipă LEAN din organizație?
După mulți ani de experiență putem afirma că, domeniul tehnic și de inginerie în sine, nu e suficient pentru o implementare completă a unui sistem LEAN, din cauză că o schimbare de acest nivel necesită schimbarea conduitei a unui număr mare de persoane. Așa cum am menționat, experiențe internaționale afirmă că, în procesul implementării sistemelor, un program de management al schimbării (pentru că despre asta e vorba și în acest caz) este numai în 20% lucru tehnic (instrumente, reguli) și 80% operațiune tactică. Nu e suficientă existența unui sistem minuțios proiectat, rezultatele nu vin în mod automatic. După opinia noastră, sarcina cea mai importantă este, pe lânga un sistem bine proiectat, existența unui sistem de management adecvat. E indispensabil pentru acesta, schimbarea comportamentului uman, care vor rezulta împreună cu sistemul, o utilizare eficientă a acestuia. Dacă aceasta este disproporțional, degeaba există un sistem bine format, dacă utilizarea lui nu e adecvată, sistemul nu va da rezultatele așteptate.
Ce e de făcut pentru introducerea cu succes a unui sistem LEAN?
Instruirea să se facă de un personal care înțelege în totalitate sistemul și relațiile lui cu alte sisteme, cât și relațiile din interiorul LEAN-ului, și e capabil de a da răspuns perfect la toate întrebările, din punct de vedere tehnic. În multe cazuri, pentru acest proces nu e de ajuns o firma „simplă” de training sau de consultanță, nici măcar un departament de formare, pentru că nici ei nu înțeleg în adincime sistemul. Acest training trebuie făcut de specialiști în eficiență/specialiști lean, de personal specializat în comportamentul uman.
Trebuie să creăm o ambianță de pretenții: pentru aceasta avem nevoie de lideri la un nivel adecvat, existența de obiective, concordanță între obiective, oarecare motivație atribuită proiectului, sistem review adecvat și workshop (în care este inclus și conducerea nivelului respectiv). De asemenea este necesar o cutezanță din partea conducerii superioare.
Utilizarea sistemului trebuie măsurat cu strictețe, trebuie făcut un checklist și e necesar evaluarea acestuia.
Trebuie construit sistemul de scalare și evaluare. Meetingurile cu structură tradițională nu sunt adecvate pentru măsurarea eficienței conform principiului pull, este necesar schimbarea acestora.
Archamonde dispune de toate instrumentele de dezvoltare a organizației, și de cunoștințe cuprinzătoare LEAN, necesare pentru implementarea corectă.
Un obstacol serios în calea utilizării sistemelor LEAN, este un factor netratat adecvat: LEAN-ul întotdeauna caută lipsa, adică ceea ce nu s-a făcut…Adică, în cursul evaluării nu se vorbește despre ceea ce s-a făcut, ci despre ceea ce nu, și despre motivul de ce nu s-a făcut, și despre cine va fi responsabil pentru minimalizarea la termen a posibilităților pierdute. Poate genera o rezistență psihică în organizație, faptul că, în acest fel, sistemul LEAN aplicat corect, întotdeauna caută pierderile și generează noi standarde pentru aceasta, din cauză că această continuă evaluare poate da senzația de eșec între participanți.
Gestionarea acesteia necesită experiență, Archamonde utilizează pentru aceasta instrumente de dezvoltare a organizației, traininguri, workshopuri integrate, în cadrul cărora pregătește personalul pentru rezolvarea acestei probleme.
În sistemul de management LEAN corect introdus, omul, tehnologia, și sistemul în sine se află într-o fluctuație armonioasă. Cuvintele cheie ale LEAN-ului sunt: standardizare, dezvoltare continuă, consecventa reducere a pierderilor. Standardul se manifestă atât în procese cât și în utlizarea elementelor sistemului.
Dezvoltarea LEAN în teamuri autonome (AMCS):
Cel mai înalt grad al introducerii LEAN, este sistemul de teamuri autonome. Această abordare, de implicare a personalului, oferă o mare independență teamurilor formate la nivelul inferior al organizației. Există o multitudine de provocări pentru acest team, care cere o capacitate de conștientizare și de autoreflexiune din partea întregii organizații, cu includerea accentuată a mangementului. În multe cazuri, o astfel de activitate poate comite eșecuri serioase.
Aceasta este adevărata provocare a LEAN-ului: dezvoltarea comună pe bază de autocunoaștere și autocritică. Aceasta este LEAN-ul umanizat.
Tipuri de servicii comerciale LEAN Archamonde:
- program de training LEAN: general, formare teoretică, elementară sau de nivel avansat, despre managementul LEAN. Poate participa conducerea de nivel inferior, mediu sau superior. Durata unui astfel de curs este de câteva zile, care poate fi continuă sau de 2-3 ore zilnice, pe o durată de câteva săptămâni (de exemplu: 2 ore/team pe o durată de 5 săptămâni). Înainte de descrierea detaliată a programului, se face o evaluare, asigurând ca materialul predat să corespundă nivelului de pregătire a oreganizației.
- Formare LEAN Champion: program 100% de orientare practică, corespunde cu o evaluare concretă LEAN, un studiu de caz, cu privre la organizația respectivă. O astfel de aplicație întotdeauna se termină cu program concret de introducere, care este prezentat conducerii întreprinderii. Lungimea lui este de aproximativ 3-5 zile consecutive, și implică o prezență intensă din partea participanților (6-8 ore zilnic).
- Workshopuri LEAN cu tematică direcționată, evenimente kaizen pe shop floor: shop floor workshop bazat pe principiu pilot, cu implicarea activă a personalului muncitor și a conducerii inferioare. (de exemplu: 5S). Un asemenea eveniment întotdeauna are un scop concret și se referă la o unitate teritorială bine definită (de exemplu: linie de producție, banc de montaj). Durata sesiunii este în general 3-6 ore, deoarece implică personalul muncitor din mai multe schimburi.
- Analiză și consultanță rapidă LEAN: evaluare rapidă LEAN, de 2-3 zile, pe bază tehnică. Scopul acestei analize este stabilirea unei diagnoze a sistemului LEAN (descoperirea deficiențelor), care poate fi baza unei introduceri LEAN. La sfârșitul diagnozei rapide se va propune un plan de proiect.
- Evaluarea completă a sistemului LEAN și consultanță: evaluare complexă a sistemului de management și a culturii organizaționale. Analiză de 2-3 săptămâni, cu scopul de stabilirea unei diagnoze complete și detaliate a orgnizației. Aceasta constă nu numai în evaluarea sistemului tehnic (de exemplu: KPI, fluxul de materiale, procese, etc.), include și evluarea completă a culturii și valorilor organizaționale. Este o abordare mai complexă, care include toate dimensiunile organizației. Se încheie cu o prezentație si cu propunerea unui proiect.
- Program de management al eficacității LEAN: o colaborare privind un proiect de îmbunătățire a unui KPI (de exemplu: îmbunătățirea OTD, OEE, rebut, PPM, lead time, etc.) Întotdeauna proiectul se referă la o problemă organizațională foarte concretă, stabilită de client. De fiecare dată această îmbunătățire e măsurabilă. Durata și prețul fiecărei asemenea colaborări se va stabili în individual.
- Dezvoltare LEAN în echipe autonome: în centrul acestui program este elaborarea unei culturi de rezolvare a problemelor care are în centru omul, care pune accentul principal pe dezvoltarea umană. Se organizează grupe pe principalele teme care influențează performanța întreprinderii (de exemplu: 5S, proiectare, OEE, eficiență, etc.). Este o cooperație pe termen lung, cu prezența de mai multe luni de zile a consultanței și permanent sprijinit cu trainig și coach.
- Proiect integral de implementare LEAN: o analiză urmată de un program de management al schimbării, cu o durată de mai multe luni de zile, cărui obiectiv este introducerea completă a managementului de producție LEAN pe întreprinderea respectivă. Este o colaborare startegică pe scara largă, cu prezența intensivă a consultanței, care este indispensabilă pentru accesarea implementării. Propunerea unui astfel de proiect este ÎNTOTDEAUNA precedat de o evaluare completă LEAN a sistemului (vezi pt. 5.)
Să construim deci împreună un sistem LEAN bine elaborat, definit și gestionat de către membrii organizației, care îmbunătățește eficiența și rentabilitatea întreprinderii.